Специалист 1 категории отдела делопроизводства

Обязанности:

1. Осуществлять выбор формы планирования и оформлять планировщик (органайзер) руководителей.

2. Вносить информацию в планировщик (органайзер).

3. Согласовывать телефонные переговоры, встречи и мероприятия с партнерами, клиентами, руководителями СП и сотрудниками.

4. Формировать резерв времени для непредвиденных ситуаций.

5. Вести базу телефонных контактов руководителей.

6. Соединять руководителей с конкретными абонентами.

7. Подготавливать материалы для телефонных переговоров руководителей.

8. Перенаправлять отдельные телефонные звонки заместителям руководителя, другим сотрудникам.

9. Получать необходимую информацию и передавать санкционированную информацию по телефону.

10. Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров.

11. Оказывать помощь руководителям при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.

12. Организовывать личный прием посетителей руководителей.

13. Устанавливать порядок приема для различных категорий посетителей.

14. Вести журнал предварительной записи на прием.

15. Регистрировать посетителей.

16. Вести журнал приема посетителей.

17. Содействовать оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников Филиала.

18. Организовывать прием деловых партнеров.

19. Организовывать обслуживание руководителей и его деловых партнеров.

20. Сервировать чайный (кофейный) стол.

21. Принимать меры по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителей.

22. Обеспечивать рабочее место руководителей необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.

23. Организовывать приемную в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда.

24. Организовывать обеспечение рабочего места в кабинетах руководителей и в приемной оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой.

25. Организовывать оборудование приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями.

26. Обеспечивать хранение и замену расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой.

27. Обеспечивать руководителей и приемную канцелярскими и гигиеническими товарами.

28. Печатать служебные документы и другие материалы.

29. Размножать служебные документы.

30. Контролировать прохождение документов (согласование, подписание и утверждение документа).

31. Принимать и подготавливать документы для рассмотрения руководителями и передавать ее, в соответствии с поставленными задачами, в СП.

32. Вести информационно-справочную работу.

• высшее образование – бакалавриат или среднее профессиональное образование – программы подготовки специалистов среднего звена (документоведение и документационное обеспечение управления, документационное обеспечение управления и архивоведение, в соответствии с ОКСО, указанным в профессиональном стандарте, или по направлениям юриспруденция, филология), дополнительное профессиональное образование по профилю деятельности

Условия:

• Ежегодная индексация должностных окладов, доплата за выслугу лет в электроэнергетике. Материальная помощь к ежегодному отпуску, при рождении ребенка, при регистрации брака (впервые); Частичная компенсация затрат найма жилья. Предоставление путевок в детский оздоровительный лагерь, пансионаты отдыха и санатории, учреждения оздоровления и отдыха работникам и членам их семей за счет средств СФР на курортах Краснодарского и Ставропольского края.

• Мы заботимся о здоровье и благополучии наших сотрудников. Поэтому у нас есть расширенный пакет медицинского страхования, включающий стоматологию и страхование от несчастных случаев. А для поддержания физической формы мы предлагаем компенсацию затрат на спортзал.

• Мы также уделяем большое внимание развитию наших сотрудников. У нас есть возможность организовывать регулярные обучения за счет Работодателя.